Beli software jadi atau bangun sendiri? Cara memutuskan untuk bisnis kecil

Pilihannya sering disajikan sebagai dua kubu: beli software siap pakai yang murah tapi kaku, atau bangun sendiri yang pas tapi mahal. Dalam praktiknya hampir semua bisnis kecil berakhir memakai keduanya, dan yang menentukan hasilnya adalah bagian mana yang masuk ke mana.

Pertanyaan pertama: apakah prosesnya umum atau khas

Penggajian, akuntansi dasar, dan penyimpanan berkas adalah proses yang nyaris sama di semua bisnis. Membangun sendiri untuk hal-hal itu berarti membayar untuk menemukan ulang sesuatu yang sudah matang dan sudah diuji ribuan perusahaan.

Proses yang khas adalah cerita lain. Cara sebuah bengkel menghitung penawaran, cara distributor menentukan prioritas pengiriman, cara produsen melacak sisa bahan antar pesanan. Proses seperti itu sering jadi alasan bisnisnya menang, dan memaksanya masuk ke software jadi berarti menyerahkan keunggulan itu demi kenyamanan.

Aturan praktisnya: beli untuk yang umum, bangun untuk yang khas.

Pertanyaan kedua: berapa banyak penyesuaian yang dibutuhkan

Software jadi murah di awal dan mahal di tengah. Biayanya muncul bukan sebagai tagihan, melainkan sebagai pekerjaan manual yang menempel di sekelilingnya: mengekspor ke Excel untuk membuat laporan yang tidak tersedia, mengetik ulang data dari satu sistem ke sistem lain, menyimpan catatan bayangan karena sistemnya tidak punya kolom yang dibutuhkan.

Pekerjaan itu jarang dihitung. Tapi dua jam per hari yang dipakai untuk menambal selisih antara software dan kenyataan adalah biaya yang nyata, dan berulang setiap bulan selama sistemnya dipakai.

Kalau daftar penyesuaian yang dibutuhkan sudah lebih panjang daripada daftar fitur yang dipakai, itu tandanya.

Pertanyaan ketiga: siapa pemilik datanya

Pertanyaan yang paling sering dilewati, dan paling mahal kalau salah.

Hal yang perlu dipastikan sejak awal: apakah data bisa diekspor dalam bentuk yang bisa dibaca sistem lain, apakah ada biaya untuk mengambilnya, dan apakah ia bisa disimpan di server sendiri bila dibutuhkan. Bisnis yang datanya terkunci di satu vendor tidak punya posisi tawar saat harga naik.

Yang biasanya masuk akal

Pola yang paling sering tepat untuk bisnis kecil: pakai yang sudah ada untuk akuntansi dan penggajian, bangun untuk satu atau dua proses inti yang paling sering salah dan paling sering diulang, dan hubungkan keduanya seperlunya.

Mulai dari satu proses, bukan dari seluruh sistem. Hampir selalu ada satu alur yang paling banyak memakan waktu dan paling sering menimbulkan kesalahan. Memindahkan alur itu lebih dulu memberi hasil yang bisa diukur dalam hitungan minggu, dan sisanya tetap berjalan seperti biasa sampai memang layak dipindahkan.

Tanda-tanda bahwa sudah waktunya pindah dari spreadsheet dibahas di tulisan ini. Bagaimana modul yang sudah ada dipakai sebagai titik awal lalu disesuaikan dengan proses yang berjalan, dijelaskan di halaman sistem bisnis.